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基层小单位档案数字化管理之浅析

目前,随着档案管理数字化、信息化的快速发展,我国档案数字化管理取得阶段性成果。但基层小单位由于人员少、规模小、工作要求又高,如何全面推进实现档案管理数字化,从而便捷、高效、快速地为大家提供满意的档案服务,是基层单位面临的一个严峻问题。

一、 基层单位新时期档案管理工作面临的困难和挑战

新时期的档案管理是一种数字化、信息化管理,区别于传统的纸质材料管理。在这种新形势、新要求下,基层小单位往往面临更多的瓶颈和困难。

一是体量小,人员短缺。以本单位为例,本院是检察院派出机构,工作职责上和县区院相同,但由于本院只辖四个街道,体量上相对较少,在编干警总人数不足30人,检察业务工作纷繁复杂,每个人都承担好几项工作,对应很多部门,很难设立专门的档案部门和派人专门从事档案管理员岗位。

二是领导重视不够。单位小必然各方面体量较小,档案材料也随之较少,在老机制能够运转的情况下,领导对业务工作较重视,对综合行政工作相对缺乏重视。此外领导对档案的数字化了解和熟悉程度往往不够,某种程度上制约了数字化、信息化档案工作的发展。

三是档案管理人员的能力素质与适应新担当还有差距。小单位由于没有专职管理员,平时又疏于专业的、系统的培训,业务素质、管理能力相对不高,随着高检院、省院各项档案管理的要求与标准出台,文件的落实效率相对不高,完全吃透文件精神需要一段时间的实践操作,尤其是对新时期数字化、信息化档案管理更是知之甚少,往往很难挑起重任。

二、 小单位档案数字化管理的作用和好处

数字化档案管理,虽然在安全保密、内存容量等方面还有待提高,但总的来说,还是利远远大于弊。

一是传统的档案管理模式下,档案管理员对部门工作无法判断,对业务工作各项归档的材料无法全面把握,也不能确定材料是否完整,使案卷质量下降。依托检察系统的统一业务大平台和江苏检察档案系统后,可以将业务工作和收发文等工作和档案系统相衔接,统一运行文件和管理保存,从根本上解决档案卷无法及时收齐的问题。

二是档案数字化管理不受时间和空间的限制,改变了传统管理模式,使档案资料在管理和利用上都不仅限于上班时间。在实现档案数字化管理后,只需要在互联网、局域网、计算机网络等网络平台中就可以实现借阅、管理,并完成档案编研相关工作,不但节省了大量的时间,还降低了档案管理员的工作难度。

三是小单位的电子档案、文件被整理出来后,通过有序的编码将资料存在硬盘数据库中,并较容易进行数据的备份。这种方式使得电子档案可以存贮于不同的载体中,可以机型移动硬盘、数据光盘的备份,易于保存。同时只需要把档案、文件进行加密处理,就可以对一些文档提升保密等级,提高文件的准确性.使用者只需要获得允许,就可以查找所需的资料,有效提高了档案管理部门的工作效率。

三、 小单位档案管理员应注意的问题和事项

一是要不断提高档案业务水平。小单位档案管理员,无论是专业的还是兼职的,都要解放思想,更新观念,适应档案数字化工作的新要求,实现由依赖传统纸质文件向数字应用的转变。要全面学习上级机关和档案部门对于数字化档案管理的新要求,并不断落实到工作中,强化数字化应用,确保数字文件的可读性和纸质文件的原始性。

二是要不断加强对档案的统一集中管理。有别于纸质档案的普通编号管理,数字档案的编号相对复杂,其物理结构和逻辑结构往往不一致,同一数字文件中的正文、附件等可以不在载体上连续存放,甚至往往依托不同的载体才能正常显示输出,在数字文件的传输转换等信息处理过程中,需要明确统一的标准管理,保持数字档案结构的稳定,也使其在管理方式和方法上与传统纸质档案的管理要有所不同,也是档案管理员要特别注意的地方。

三是要确保档案资料的安全。管理员要从以下几个方面进行全面保护:一是要选用权威机构的存储设备和加密设备,保证数字文件存储的可靠性和稳定性,并定期做好数据的检验和备份工作;二是要熟练运用档案系统,对档案系统的各项使用要全面审批,并做好定期记录和整理,防止档案内容泄露;三是要强化电脑防病毒的能力,联合技术部门做好网络安全工作,保证网络系统的健康运行。

档案的数字化管理,是为了更方便利用档案资源,推动工作创新,服务领导决策。结合利用现代化的技术手段,并依托案件管理机制改革和全国统一业务应用系统的使用,才能更好挖掘潜能、利用好档案资源,也更方便为档案借阅者提供更加高效、快捷、便利的服务。

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